Успеть до 1 июля: кому нужна онлайн-касса, какую купить и как вернуть за нее деньги

Тысячи предпринимателей Новосибирска могут упустить возможность вернуть деньги за покупку онлайн-кассы. Согласно закону 54-ФЗ, не попавшие под отсрочку ИП должны установить устройства и начать передавать в налоговую данные в режиме онлайн до 1 июля 2019 года. Тот, кто не успеет сделать это вовремя, не сможет получить налоговый вычет и рискует получить серьезный штраф от налоговой. Рассказываем, кому надо поторопиться с покупкой, и объясняем, как выбрать правильное решение для своего бизнеса и не переплатить.

Изначально на работу с онлайн-кассами должен был перейти весь малый бизнес в 2019 году. Однако некоторые индивидуальные предприниматели получили отсрочку: ИП без наемных работников, которые продают товары собственного производства, оказывают услуги или выполняют работы, могут отложить покупку онлайн-касс до 1 июля 2021 года (подробный разбор поправок можно найти здесь).

То есть пока не нужно покупать кассы тем, кто сам печет и продает пироги, вяжет игрушки, ремонтирует технику, работает репетитором или делает маникюр.

Однако многим предпринимателям по-прежнему надо успеть начать работать с онлайн-кассами до 1 июля этого года:

• ИП на ЕНВД и патенте, которые продают товары несобственного производства и у которых нет наемных работников (например, владельцы небольших магазинов одежды или продуктовых киосков, которые сами стоят за прилавком);

• предприниматели на ЕНВД и патенте, которые оказывают услуги или выполняют работы и у которых есть наемные работники (например, салоны красоты и автомастерские);

• организации и ИП, которые ранее выдавали бланки строгой отчетности, включая перевозчиков при продаже билетов водителем или кондуктором;

• вендинг без наемных работников (например, владельцы торговых автоматов в метро).

Важно приобрести и зарегистрировать онлайн-кассу именно до 1 июля – в этом случае предприниматель может компенсировать расходы на ее приобретение за счет налогового вычета (как его получить, можно прочитать здесь). Более того, в июле налоговая начнет проверки предпринимателей — те, кто не установят онлайн-кассы, получат штраф: за каждое нарушение от трех четвертых до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 рублей. «Каждое нарушение» — это не факт отсутствия подключенной онлайн-кассы, а каждый неотправленный в налоговую чек.

Как выбрать онлайн-кассу

ФНС составила реестр онлайн-касс, которые предприниматели могут приобрести, чтобы работать в рамках 54-ФЗ. В нем 168 моделей онлайн-касс разных производителей — 20 устройств разработала IT-компания АТОЛ.

АТОЛ — лидер по количеству проданных онлайн-касс по итогам первых трех кварталов 2018 года согласно исследованию CNews. За весь период кассовой реформы у АТОЛ купили больше 1 млн ККТ.

Онлайн-кассы можно разделить на четыре типа

Самая дешевая категория — автономные онлайн-кассы, их стоимость начинается от 4000 рублей. Однако проблема в том, что у большинства моделей нет разъема для подключения сканера штрих-кодов. Это значит, что через несколько лет, когда маркировка станет обязательной для подавляющего большинства товаров, автономки придется менять.

Также вызовет сложности требование указывать в чеке наименования и количество товаров или услуг (оно станет обязательным для всех в 2021 году). Дело в том, что новый товар в автономную кассу нужно заводить через специальную программу, которой умеют пользоваться только сервисные специалисты. Поэтому те, кто сэкономят и купят автономную кассу сейчас, заплатят дважды, когда через несколько лет им придется покупать более продвинутую модель снова.

Три другие категории онлайн-касс будут служить предпринимателям долго. Их не придется менять из-за новых требований в законе – эти онлайн-кассы можно легко обновить по воздуху, если появится такая необходимость.

Смарт-терминалы SIGMA

У смарт-терминалов есть два важных отличия от автономных касс: внешне они, скорее, напоминают планшеты и умеют не только пробивать чеки, но и вести аналитику по продажам, складу и эффективности сотрудников. При этом работать со смарт-терминалом просто и многие вещи понятны интуитивно, особенно для тех, кто привык пользоваться смартфоном.

Смарт-терминалы SIGMA созданы специально для малого бизнеса. Это комплексное решение, которое состоит из онлайн-кассы – она похожа на смартфон или планшет в зависимости от диагонали экрана – личного кабинета в облаке и программы для одного из трех типов бизнеса: общественного питания, услуг и торговли. К смарт-терминалу можно подключить любое оборудование: денежный ящик, эквайринговый терминал, весы или сканер штрихкодов, который позволит работать с маркированными товарами.

Есть три модели онлайн-касс SIGMA с диагональю экрана 7, 8 и 10 дюймов:

• SIGMA 7: компактная касса с вертикальным экраном, может работать автономно в течение пяти часов, цена от 11 900 рублей;

• SIGMA 8: смарт-терминал среднего размера с быстрым принтером, автоматическим отрезом чеков и опциональным аккумулятором, цена от 13 900 рублей;

• SIGMA 10: стационарный аппарат с большим наклонным дисплеем, цена от 19 900 рублей.

Чтобы разработать программы для трех типов бизнеса, команда SIGMA провела более 200 интервью с предпринимателями. Нужно было выяснить, с какими проблемами они сталкиваются чаще всего и как им может помочь онлайн-касса, чтобы их решить. Так, те, кто выберет программу:

• SIGMA Еда — смогут создавать технологические карты, автоматически отправлять заказы в цех, вести учет по столикам и разделять счет между гостями. Ингредиенты будут списываться со склада автоматически с формированием заказа;

• SIGMA Услуги — смогут подключить онлайн-запись, а также вести журнал записи и статистику по работе каждого мастера отдельно. Расходные материалы будут списываться автоматически при продаже услуги;

• SIGMA Торговля — смогут пользоваться полноценной товарно-учетной системой, что позволит сократить время на инвентаризацию в несколько раз.

Количество доступных функций для каждой программы зависит от выбранного тарифного плана: «Старт», «Развитие» или «Бизнес». Годовую подписку на тариф «Старт» предприниматель получает в подарок – это хорошая возможность посмотреть, какие опции предлагает программа, и понять, насколько они необходимы бизнесу. По окончании первого года владелец бизнеса может продолжить работу на «Старте» или отказаться от платной подписки и пользоваться базовыми функциями кассы бесплатно. Поменять тариф на более продвинутый можно в любой момент.

За всеми ключевыми показателями бизнеса можно следить в личном кабинете SIGMA Облако со своего гаджета в режиме реального времени и сравнивать данные за разные периоды. Смарт-терминалы SIGMA подходят тем предпринимателям, кто хочет освободить время для стратегических задач и принимать решения на основании аналитики, а не интуитивно.

Чтобы не переплатить в перспективе, при выборе смарт-терминала нужно заранее выяснить:

• нужно ли покупать дополнительные драйверы, чтобы работать с эквайрингом или весами;

• собрана ли вся аналитика в едином личном кабинете или придется заходить в разные приложения (удобнее в одном);

• нужно ли отдельно доплачивать за систему учета товаров;

• при какой максимальной и минимальной температуре работает смарт-терминал (важно для выездной торговли);

• сколько у устройства USB-портов (в большинстве случаев нужно минимум две);

• придется ли платить за обновление программного обеспечения кассы.

Ньюджеры

Ньюджеры — онлайн-кассы, которые эволюционировали из автономных, но у них, в отличие от предшественников, есть личный кабинет и несколько USB-портов для подключения периферии, поэтому они могут работать со сканером (а значит, с маркированными товарами в перспективе). Они выглядят как кнопочные устройства с крупным монохромным дисплеем. Работать на них просто и интуитивно понятно, не нужно постоянно заглядывать в инструкцию, чтобы пробить чек. В личном кабинете в облаке предприниматель может редактировать каталог товаров, смотреть аналитику по продажам и менять настройки кассы. Каталог можно заносить в кассу через личный кабинет, флешку или подключить клавиатуру прямо к аппарату.

Это бюджетное решение для предпринимателей, которые до этого момента не использовали никакую технику в работе и им нужна касса только для того, чтобы работать по закону. Для ньюджеров не нужно ничего докупать или настраивать: его достаточно зарегистрировать в налоговой и можно начать работу. В них есть батарея и сим-карта, поэтому ньюджеры можно использовать вне офиса, заряда хватает на восемь часов работы.

Стоимость ньюджеров «АТОЛ» с большим запасом укладывается в размер налогового вычета:

• «АТОЛ 91Ф»: цена от 8500 рублей;

• «АТОЛ 92Ф»: цена от 8500 рублей;

• «АТОЛ 91Ф Lite»: цена от 5500 рублей (в отличие от двух других моделей эта подключается к интернету только через сим-карту).

Фискальные регистраторы

Фискальные регистраторы — по сути, принтеры чеков, которые умеют отправлять данные в налоговую. Они подходят тем предпринимателям, которые уже использовали в работе компьютер раньше: например, туристические, консалтинговые и страховые агентства, бюро переводов и агентства недвижимости. Фискальные регистраторы позволяют дополнить рабочее место так, чтобы сохранить существующую систему (например, продолжить работать в 1С) и выполнять требования 54-ФЗ.

В линейке фискальных регистраторов «АТОЛ» 12 моделей. Самое бюджетное решение — «АТОЛ 1Ф», его стоимость начинается от 6500 рублей. Это простая и компактная касса, которая рассчитана на невысокую проходимость: до 70 клиентов в день.

Мобильный фискальный регистратор «АТОЛ 15Ф» можно подключить по bluetooth к смартфону и получить готовое рабочее место кассира — для этого достаточно установить на телефон бесплатное приложение из Google Play. Сама касса весит всего 300 граммов, а заряда аккумулятора хватает на печать 100 чеков. Ее стоимость начинается от 7300 рублей.

Лучшее соотношение цены и качества для предпринимателей третьей волны — модель «АТОЛ 30Ф». Она рассчитана на более высокую проходимость (до 150 клиентов в день), с этим фискальным регистратором работают кассиры в небольших магазинах. Его стоимость (8500 рублей) полностью покрывается налоговым вычетом.